产品经理如何完成一次「条理清晰的汇报」

场景-小A坎坷的项目汇报：

许多年之后，面对 PowerPoint 软件，产品经理小A将会回想起，她第一次在组内做汇报时那个昏昏欲睡的下午。

那时小A负责这个项目已经有一段时间了，到了年中，团队内部决定自主做一次向上汇报，以示承上启下。

小A想：描述得越细，越能说明我们团队想得清楚，越能代表我们可以胜任工作。小A铺陈了近半年的心路历程，将点点滴滴尽数写出。接近三十页。他们是怎么组成的呢？

• 1~3页：项目背景
• 4~7页：剖析当时的问题，阐述心路历程
• 8~12页：在上述思路下，团队做了哪些
• 13~22页：将做了哪些进行详细展示，并展示相应的成果
• 23~24页：这些成果累加起来得出总成果，总结上半年的成绩，是否完成了目标
• 25~27页：引出下半年想做什么
• 28页：下半年的目标

然而，辛苦了一周的A师傅，却在和同事试讲的时候碰了钉子：听众几乎都失焦了。这四十分钟的时间里，同事们有的瞌睡频频、有的时不时看表、有的身体放松地靠在椅背上、有的同事干脆处理起了自己的工作，键盘敲得噼里啪啦响。

小A不理解。

一位经验丰富的产品经理小B表示：“小A，你的汇报太冗长了、没重点，项目同事都很难有耐心听完，更何况是日理万机的领导呢？”

小A眼看一周的工作被否定了，心里不大高兴，嘟嘟囔囔道：“除非你做得更好，否则不要批评。”

小B笑了，当下就问了3个犀利的问题，拳拳到肉。

小A茅塞顿开，大呼：“我想得还是太少了！”

按照小B给的建议修改后，小A做了一次小范围的公开汇报。领导听完表示满意不说，其他组的同事们都纷纷表示很有收获。散会后，他们还簇拥着小A，求小A分享她的讲演稿件。他们说，小A的报告让人印象深刻。

那么，问题来了，小B到底问了哪些问题？以及，小A最后改成了啥样？

一、第1个问题：你有把汇报当作一个产品去看待吗？

小B问：“对产品人而言，万物皆可产品。你有把汇报当作一个产品去看待吗？”

小A表示：“这……我第一次听说！”

小B再问：“以「产品」思路在做报告的时候，第一步就是分析核心受众是谁，他们的核心诉求（最关注的的点）是什么。”

小A：“汇报的核心受众不就是老板吗！可他的核心诉求……很难猜啊！”

小B：“高层关注点的八字箴言记好：「问题、机会、成本、效益」。”

作为 PM，不是只有做功能、做策略的时候才是 PM。「产品」是一种意识，更是一种职业素养。小到一封邮件、一个需求文档、一次汇报都可以作为产品。

甚至在 PM 的职业生涯中，它们的频次、重要性不亚于做功能。

那么，当我们以「产品」思路在做报告的时候，第一步就很清晰了：

• 你的核心受众是谁？——高层
• 他们的核心诉求（最关注的点）是什么？——问题、机会、成本、效益

他们的核心诉求就决定了我们汇报的侧重点：

• 问题和机会：尽量用场景化的描述和图片进行渲染，让听众一下子就进入了我们的场。比如：“目前客户对业务超时办理怨声载道，占了整体投诉类型的50%。在此摘录了一些客户的声音，他们表示对我们非常失望。”在情绪上拉近彼此，唤醒他对某些困境的情绪记忆。
• 成本和效益：如果是一个方案沟通汇报，要强调每种方案的成本和效益；如果是项目汇报，成本已经付出了，就着重展示已经取得的效益和后续想取得的效益（目标）。这样，高层能够从他的角度给予建议。
• 把操作层面尽可能地抽象，切忌在主干上堆砌操作细节。但为了防止听众突然提问，而你又不方便口头描述，那就收录在附录中。既不影响主干的表达，也体现了你准备的充分。

除小A的情况之外，还有一种高频的报告，就是竞品分析报告。

竞品分析报告受众以产品经理为主，他们的核心需求就是「从中有收获，用于我的产品工作」。关键就是为了「学」。

大家见过非常多堆料式的竞品分析，往往只是强调竞品的「形」，而不去钻研竞品的「神」。如果是踩了无数坑的小B，他往往会这么告诉你：除了看到表面的东西，更要看到看不见的部分。

• 竞品为什么这么做：从视觉设计（设计成这样而不是那样）、功能范围（做什么/不做什么）来确定核心用户和满足了哪些核心价值；从盈利模式来判断其作为一家商业公司的基本商业逻辑
• 竞品怎么做到的：从内容策略、功能迭代记录、营销活动、各类数据变化节点、融资节点、外部政策变化情况来分析公司战略以及战略取得的成果
• 竞品下一步会怎么做：在各个社交平台和app市场中看用户对其的讨论，了解真实的用户和实际玩法，辅以上述分析，预测其未来走向

竞品分析不仅要收集、分析信息，更重要的是要得出有价值的结论。——《有效竞品分析》张在旺

切忌堆砌主观体验和细节，会让听众失去焦点。

二、第2个问题：你做PPT是先立骨架，还是先堆料？

小B问：“你做PPT是先立骨架还是先堆料？”

小A表示：“我会先把所有做过的事情放在 PPT 上，能塞的尽量塞，然后进行组织，提炼一条演示逻辑……”

小B：“这样先堆料再整理的做法，会产生很多废料，让人备受打击。”

小A：“是啊，你们说不行，我就得重新组织，好沮丧啊。”

小B：“因为你一开始的思路就不够连贯，写出来的东西自然就不连贯啦。我有一个办法，告别动不动重写。

方法就是「骨架和血肉解耦」。尝试先用思维导图来立骨架，和内部对个几遍。骨架没问题之后，你就会信心满满。继而再去找相应的东西填充你的血肉，效率不是更高？”

小A的问题，其实大部分人都遇到过。

一家大型咨询公司曾经估计过，高达60%的资料收集和分析工作都是无用功。咨询顾问们堆砌了不计其数的“有意思”的事实和表格，但真正和客户的问题有关的却寥寥无几。很多情况下，由于信息不完整，很少或根本没有数据来支持主要的建议，咨询顾问们直到最后一刻还在寻找更多的数据，这个过程真是劳民伤财的一个过程。

——《金字塔原理》巴巴拉·明托

后来他们是怎么解决的呢？

简单来说，就是在收集资料之前，强迫自己先进行结构化分析。具体就是：先提出假设，权当已经找到了问题的原因，再去收集资料来证明假设是否成立。「先框架后细节」的方法，使得他们效率更高，少了很多废料。

三、第3个问题：你如何让听众跟着你走？

小B问：“你是怎么让听众跟着你走的？”

小A表示：“我怎么想，我就怎么说。让他们产生一种‘山重水复疑无路，柳暗花明又一村’的感觉。”

小B噗嗤一笑，说：“你形容得还挺妙。小A，还记得我问的第一个问题吗？”

小A：“把汇报当作一个产品？”

小B：“做产品，需要了解人性。对于「汇报」这个产品，你了解听众的基本特性吗？我给你讲两个故事，你看看哪个听得更舒服。”

第一个故事：演绎法

小B：“我有一个朋友，她在某社交平台结识了一群同城的人，线下去酒吧奔现聚会的时候，发现什么人都有。有人主动加她微信，并在后续的联络中非常主动……”

小A的大脑根据关键词「某社交平台」、「什么人都有」拼命地进行联系：小B可能要说这个社交平台奔现可能不太靠谱，或者，他想说一个女孩爱上渣男的故事。又或者，他想表达这个女孩不为渣男所动。

小B：“加她的这些男人吧，有的是博士，兴趣爱好广泛；有的就是无业小混混，天天混场子喝酒。真是龙蛇混杂。”

小A又想，那他可能想表达这个女孩和博士谈了一场恋爱的故事。

小B：“但是她都不喜欢。”

小A想，所以还是说网上奔现不靠谱？

小B娓娓道来：“唯独一个不主动加她微信的男人，吸引了她的注意。他在酒吧喝果汁耶！因为他戒酒了！即便去酒吧也绝不喝酒。是不是很有趣？最后，这个男人成了她的丈夫。”

小A：“挺刺激的……但你前面说的这些，让我误以为网络奔现都不靠谱呢！”

第二个故事：归纳法

小B：“你别说网上找不到好对象哦，我朋友就找到了一个！”

小A两眼放光：“我母胎solo了二十多年，快告诉我！”

小B：“我有一个朋友，她在某社交平台结识了一群同城的人，线下奔现聚会的时候……是不是很有趣？最后，这个男人成了她的丈夫。”

小A大呼牛逼，并不断地回味这个故事，展开了美好的想象。

故事结束。

小B说：“所以你觉得什么样的方式，你更容易接受？”

小A仔细揣摩，说：“好像是你先直接告诉我你想表达的结论，我更能顺着你的思路走！”

人们倾向于按照思维发展的顺序表达自己的思想，而思维发展的顺序通常都是演绎的顺序。小A就是其中一员，希望听众跟她的节奏，从下到上、一步一步地展开她的思维画卷。

但是，以演绎的顺序发展的思想并不一定要按演绎的顺序表达。在大多数情况下，你都可以用归纳法的形式来表达以演绎法发展的思想。对听众和读者来说，最容易理解的顺序就是先了解主要的、抽象的思想，再了解次要的、为主要思想提供支持的思想。

更好玩的技法，就是悬疑。人类仿佛有一种本能，就是去搞清楚到底发生了什么：

使受众对表达者的观点产生某种疑问，然后回答这些疑问。通过不断进行疑问－回答式的对话，受众就可以了解文章中的全部思想。

——《金字塔原理》[美]巴巴拉·明托

不妨直接套用这个公式：

• 说明背景，指出困境，引发疑问（到底怎么解决这个困境呢？）
• 给出答案，解释上面的疑问，但不给原因，继续引发疑问
• 给出原因，解释上面的疑问

小A根据这种思想，调整了整体PPT的框架，并缩短至20分钟。

• 1页：项目背景和困境（引发疑问：怎么解决困境？）
• 2~3页：我们做了哪些方向的改进和项目成果展示（解答上一个疑问，再引出一个疑问：为什么做这些方向？）
• 4~8页：依次展开原因、收益和具体路径（解答上一个疑问，并在每一页中用疑问-回答的方式做小小展开）
• 9~10页：复盘遇到的问题，还留了哪些困境（引发疑问：怎么解决这些困境？）
• 11~13页：后续如何解决以及总结的方法论（解答上一个疑问并优雅地总结）
• 14页：下半年的目标（定量）和理想态（定性）（引出疑问：怎么做才能达到这个目标？）
• 15~17页：围绕这个目标，我们应该怎么做
• 18页：小小展望作为优雅的结束

One more thing：不要用没有思想的标题

小B：“你的图表标题都是「日活跃用户数」、「人均停留时长」，错失了表达逻辑性思考的好机会。”

小A苦恼：“那应该用什么呢？”

小B：“不如用「更有思想」的词，来代替这些「缺乏思想」的词。用「日活跃用户数环比增长XX%」代替「日活跃用户数」、用「人均停留时长同比提升xx 秒」代替「人均停留时长」。”

小A：“哇，这样确实更加一目了然。”

小B：“所以，你的PPT小标题是不是也可以参考这个思路？”

小A：“我可以用「主要问题-没有充分授权」代替「我们存在组织问题」，用「背景-业务超时占整体投诉类型的50%」代替「背景」。”

小B：“歪瑞古德。”

所以小B的3个建议就是：

1. 确定核心受众和核心诉求，调整汇报侧重点
2. 先框架后细节
3. 悬疑式报告：说明背景、指出困境、引发疑问、给出答案、引发疑问、解释答案

不知我这篇文章像不像一个悬疑式报告？

希望你们能喜欢。

巴巴拉·明托说：“条理清晰地表达行动性思想绝不是一件容易的事，需要艰苦地思考。”

也许我们努力过后，仍有瑕疵。但每逢一次艰苦地思考，都留下了璀璨的踪影。

思考本身就很酷，不是嘛？

作者 @白鹿衔书不衔花

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