职场攻略：如何有效沟通？

忻芸 2023-08-09 08:11:35

一、有效的沟通

有效的沟通是指以正确的形式、在正确的时间把信息提供给正确的受众，并自使信息产生正确的影响。沟通者成功把某一信息传递给沟通对象，沟通对象能够做出预期中回应的整个过程。

有效沟通的关键在于共情、使用恰当的沟通礼仪，如有意识地努力传递清晰、直接的信息，认真倾听，即使出现争执仍保持礼貌和克制等。

二、乔哈里窗

乔哈里窗被称为〝自我意识的发现一反馈模型”。这个理论最初是由乔瑟夫(Joseph）和哈里（Harry）在 20 世纪 50 年代提出的。视窗理论将人际沟通的信息比作一扇窗，它被分为四个区域：开放区、隐秘区、盲目区、未知区，有效沟通就是这四个区域的有机融合。

1. 开放区

自己知道、别人也知道的信息。在实际工作中和人际交往中，共同的开放区越多，沟通起来也就越便利，越不易产生误会。要想使你的开放区变大，就要多说、多询问，询问别人对你的意见和反馈。

2. 隐秘区

自己知道、别人却可能不知道的秘密。即使真诚的人也需要隐秘区，完全没有隐秘区的人是心智不成熟的。而适度地打开隐秘区是增加沟通成功率的一种有效方法。

3. 盲目区

自己不知道、别人却可能知道的盲点。性格上自大、听不进别人意见的人，很难听到关于自己的真话。主动沟通、积极寻求反馈，才是缩小自己盲目区的方法。

4. 未知区

自己和别人都不知道的信息。未知区是尚待挖掘的区域。要尽可能地缩小双方的未知区，主动地通过别人了解自己，主动地告诉别人自己能够做什么。乔哈里窗能够用来展现、提高个人与组织的自我意识，也可以用来改变整个组织/项目合作的动态信息沟通系统。

三、沟通的基本模型

信息发送方想把自己的想法传递给信息接收方，需要先对想法进行编码，将其变成语言或文字，再选择传递的方式，过程中会受到噪声的影响。这里的噪声是广义的，包括所有影响信息传递效果的因素，如专业差异、知识结构差异、从业背景差异、性格差异、情绪、杂音等。接收方收到信息后需要进行解码，将其变成自己的理解。

在这些环节中，必然会有信息损失的现象。我们需要改善自己的沟通方法，提升沟通技巧，增加有效沟通。

沟通的基本模型，如下：

多沟通模型对比分析，如下：

沟通模型包含 5 个基本状态：已发送、已收到、已理解、已认可、已转化为积极的行动。

1. 已发送：当你传送信息给他人。这并不表示对方已经读取或听到了，这仅仅是信息已发送的状态。

2.已收到：当对方信息已收到。但这并不表示对方有任何意图去读取、理解或解决信息的问题。

3.已理解：正确的消化和理解信息中的内容是简单接收信息中关键的一环。

4. 已认可：理解了传达的信息并不代表对方已同意这个观点。

5.已转化为积极的行动：这是整个过程中最难的一环，通常需要反复的沟通、一定的监督或帮助下才能较好的完成。

在沟通中，作为信息的发送者要注意识别沟通对象是处在哪种状态，好判断是否达到沟通目的，是否需要进一步沟通；作为信息的接受者要注意给信息传达者相应的回应，让信息传达者了解自己目前处在什么状态，让沟通形成闭环。

四、沟通路径

人们在沟通的时候，是带着目的的，我们把从沟通的原点至到达沟通目的地所花费的时间、步骤、过程等统一叫做沟通路径。沟通路径不是单向的，而是双向的。

沟通路径计算公式是指通过数学模型来计算沟通路径的公式。如果项目中參与沟通的人数为 n ，那么沟通路径数量的计算公式如下：

其中，C 表示沟通路径的数量，n 表示组织中的人数。

这个公式的原理是，每个人都需要与其他人进行沟通，因此每个人都需要与 n-1 个人进行沟通。但是，每个人之间的沟通是双向的，因此需要将沟通路径数量除以 2 。

沟通路径的数量越多，信息传递的效率就越低。因此，在组织中，需要通过优化沟通路径来提高信息传递的效率。

五、沟通漏斗

在沟通中往往存在漏斗效应，指的是信息在传递过程中会呈现一种由上而下的衰减趋势，导致沟通效率下降的一种现象。

比如一个人心里想的是 100 % 的信息，但用语言表达出来的往往只有 80 % 。而当这80%的信息在别人听到时，可能只剩下了 60 % ，真正能够被人理解、消化了的东西大概只有 40 % ，等到这些人遵照领悟的 40 % 具体行动时，已经变成 20 % 了。这就是“沟通的漏斗”造成的。

这种递减每传递一次就会存在程度上的减少，如果完全按自已的理解和经验来接受信息，交代人的真实信息就容易被丢失。

沟通漏斗形象地表达了在沟通过程中信息损失的现象。为了减少信息损失，最有效的办法就是增加反向澄清环节，让接收方给信息发送方反馈，及时确认收到的信息的准确性和完整性，把单向沟通变成双向沟通，形成沟通的闭环有效避免沟通中信息的损失。

六、沟通障碍

沟通障碍是项目合作、人际之间、团队之间交流意见、传递信息时延误或者曲解信息所造成的困难。

沟通障碍主要来自三个方面：发送者的障碍、接受者的障碍和信息传播通道的障碍。

1. 发送者

信息发送者障碍主要表现：信息表达不准确；信息传送不全；信息传递不及时或不适时；知识经验的局限；对信息的过滤；

2. 接受者

信息接受者障碍主要表现：信息译码不准确；对信息的筛选；对信息的承受力；心理上的障碍；过早地评价情绪；不确认不反馈；

3. 沟通通道

沟通通道障碍主要表现：选择沟通方式不当；几种媒介相互冲突；沟通渠道过长；外部干扰；

4. 其他障碍

知识、经验水平的差距导致的障碍；认识差异和利益观念不同；相互不信任所产生的障碍；个性因素所引起的障碍；沟通者的畏惧感以及个人心理品质也会造成沟通障碍。

七、沟通方法

1. 交互式沟通

在两方或多方之间进行多向信息交换。这是确保全体参与者对特定话题达成共识最有效的方法。包括：会议、电话、即时通信、视频会议等。

2. 推式沟通

把信息发送给需要接收这些信息的特定接收方。这种方法可以确保信息的发送，但不能确保信息被目标受众理解。包括：信件、备忘录、报告、电子邮件、语音邮件、日志、新闻等。

3. 拉式沟通

用于信息量很大或受众很多的情况。要求接收者自主地访问信息内容。包括：企业内网、电子在线课程、经验教训数据库、知识库等。

以上三种沟通方法有各自的优缺点，实际工作中要根据项目的实际情况，选用适当的沟通方法。

八、提高沟通效率的方法

1. 理解时细心，表达时简单易懂。在沟通时，先细心理解再高效的表达，避免还没理解透彻就急于表达，表达不到位、铺垫太长，太啰嗦导致对方理解成本很高。

2. 使用对方好理解的方式沟通。项目中各岗位人员，可能会有不同知识结构、不同专业背景、不同职位、不同的成长环境和经历，使得每个人在知识储备、理解力、思考模式上不同。在沟通中，要学会去考虑对方习惯的思维，根据对方的知识储备及思维模式沟通，可以降低沟通成本。

3. 想清楚再说，防止情绪驱动。在讨论工作的时候，不要别人还没有把话说完，就赶紧说 no 或 yes 。这个坏习惯，第一就是最基本的社交礼仪都没有做到。还有更大的坏处，是所得结论很可能是主观惯性思维下的产物。

甚至很多时候，当沟通过程突然出现了一个新的问题，难以一下子想到解决方案或者覆盖齐全所有场景，就应该直接跟大家说明情况，表示需要更多的思考时间，总之一定要是想清楚再说话。不要为了面子，为了表现自己的专业性和敏捷，给出一个不成熟的结论。

4. 使用开放性心态进行沟通。《原则》一书中讲到：封闭的人时常打断别人发言，开放的人则善于倾听和引导对方发言；封闭的人常说，”我可能错了，但是我认为…”，开放的人知道何时陈述，何时提问；封闭的人不喜欢被挑战，开放的人永远保持好奇。采用开放的心态沟通，不要为了赞成而赞成，为了反对而反对。

5. 提前准备，沟通有理有据。对于资源争取性质、向上汇报、对客汇报的沟通会议，最好提前收集好相关依据，会极大提高沟通效率。在项目中，我们需要对接各种不同角色，各个不同岗位的同事，不同角色岗位可能会存在专业认知上的差异，这个时候直接拿出以往相关数据、线上的实例来佐证自己的观点，更容易说服对方。

6. 沟通的时效性，及时沟通和提前沟通。当遇到跨专业的疑惑，或者因为个人思维局限性、专业局限性考虑不全的地方，一定要及时找到相关人员沟通。大部分人是有鸵鸟心态的特别是沟通对象是上级甚至老板的时候，这时候大家的小忧虑就出来了，担心说错话表现不好等。对于互联网从业者的工作都是时效性很强的，不要在纠结中错过了时间节点。

7. 控制沟通时间和节奏。有效的沟通并非是时间越长越好、节奏越慢越好，而是适当的控制沟通的时间和节奏，找准切入点和要点，准确的将自己的意思传递给对方，同时也可根据环境情况缩短沟通的时间、加快沟通的节奏，达到预期沟通的效果。

8. 选择合适的沟通时机。要依据不同的沟通对象和内容，选择合适的沟通时间、地点和方法，才能够达到有效的沟通，不能一味地拘泥于某种固定方式。沟通时机不当，往往会影响沟通效果，有时甚至会适得其反。

9. 迂回战术，不要非黑即白。遇到两边意见分歧，双方都观点明确，并且谁也说服不了谁，大家都为了证明自己是对的毫不妥协，沟通很容易变成情绪拉锯战。我们在沟通的时候，只要不是原则性问题，可以采用迂回战略，跳脱出二维思维。

10. 保证信息对称性，上传下达要及时全面。尤其是像产品经理、项目经理、项目统筹等，带有项目管理性质的角色。作为一个在团队里的高密度的信息源，需要保证对内对外，信息传递的及时、全面，保证需求从规划到最终交付落地各环节的信息对称，能有效避免返工、重复工作等。从而让项目间各角色人员高效有序的合作，在时间节点内完成项目地有效交付。