产品基础篇——单据的设计

B端产品会有大量的列表记录和单据，例如在企业里常见的有采购单、销售单、出库单等等。在设计B端产品的单据或记录模块时，产品经理需要深入理解业务流程，确保单据设计不仅满足数据记录的需求，还要提升用户体验和业务效率。本文将从两个方面描述如何设计单据。内容包括单据设计的10个要点以及单据设计时的产出物。

一、单据设计的10大要点

1. 状态定义清晰

单据设计应与业务流程紧密对接，确保每个环节都能通过单据得到有效支持和记录。为单据设计一个状态模型，确保每个状态都有明确的定义和用途。例如，草稿状态表示单据尚未完成，待审核状态表示单据已提交等待审批，已完成状态表示单据已经处理完毕。状态名称应简洁明了，避免使用行业术语或缩写，以便于所有用户理解。

2. 状态流转逻辑

设计一个状态流转图，明确展示单据从创建到完成的整个生命周期，以及在各个阶段可能的状态变化。状态流转应基于业务流程，例如，只有当单据通过审核后，才能进入付款状态。

3. 权限控制

实现基于角色的访问控制（RBAC），确保用户只能看到和操作他们有权限的单据状态。对于关键操作，如修改已审核的单据，应设置更严格的权限要求。

4. 状态变更记录

实现一个日志系统，记录每次状态变更的详细信息，包括变更前后的状态、变更者、变更时间以及变更内容。提供查询和导出功能，方便审计和问题追踪。

5. 异常状态处理

对于超期未处理的单据，系统应自动发送提醒给相关责任人。设计错误处理机制，如状态变更失败时，系统应提供错误信息并允许用户重新尝试或联系技术支持。

6. 用户界面友好

在单据详情页面清晰显示当前状态，并提供状态变更的按钮或链接。

对于可能导致状态变更的操作，如提交审核或确认付款，应有明确的提示和确认步骤。

7. 系统集成

确保单据状态的变更能够触发相关模块的更新，如库存变动、财务记账等。设计API接口，允许其他系统根据单据状态执行相应的业务逻辑。

8. 安全性

对于敏感操作，如付款或作废单据，应要求用户进行二次确认，或输入安全密码。对于关键状态变更，可以设置审批流程，要求多个角色的同意。

9. 灵活性与可扩展性

设计状态模型时，考虑未来可能新增的状态或变更流程，确保系统能够灵活适应。提供配置工具，允许管理员在不修改代码的情况下调整状态和流转规则。

10. 用户体验

设计直观的操作流程，减少用户的操作步骤，提高效率。提供实时通知功能，如通过邮件或系统消息通知用户单据状态的变更，增强用户体验。

通过这些详细的设计，可以确保单据状态管理系统不仅功能强大，而且易于使用，同时能够满足业务需求和安全要求。

二、单据设计的产出物

1. 状态流转图

状态流转图以图的形式描述流转，清晰易懂，该图也可称为状态机图。

以采购订单为例，小A是某生产企业的采购专员，负责人生产物料的采购，每次采购由小A制单，制单后由经理审批，审批通过后正式向供应商下达采购，下达采购后由供应商发货，到货后由小A确认收货，该笔采购单到此完结。那么由此业务场景以及采购的整个流程，可以大致把采购订单状态进行如下拆分，待提交、待审核、已审核待下单、已下单待收货、收货中、已收货、已驳回、已取消，状态流转图如下。

2. 状态流详细说明表格

表格说明更加详细具体，补充了图的不足，在需求文档中用该表可清晰描述模块单据状态的流转说明。

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