商超采购商品退换作业办法

第1条 目的

为了规范各门店退换不合格品作业，提高退换商品效率，特制定本办法。

第2条 适用范围

本公司经营性不合格品退换事宜均依照本办法执行。

第2章 退换商品操作标准

第3条 门店整理退换商品

1.退换商品应于外箱明显处注明供应商编号和名称或配送中心名称。

2.商品上架后，应立即于退货单右上角注明架位编号，在供应商或配送中心领取前勿任意更换位置，如有需要应更正退货单架位编号，以免造成寻找困扰。

3.门店仓库为整理好的退换商品安排适当架位集中存放以免遗漏（生鲜商品应存放于冷藏库)。

第4条 采购部协调退换货作业

1.仓库向供应商发出“退换货通知单”前，需由门店根据商品销量及库存状况提出退换货请求，经店长审核签字后以备忘录的形式转至采购部。

2.采购部与供应商协商退换货，达成一致后在系统中生成退换货报告（进价由采购部核定）。

3.对于退货作业，采购部通知财务部查询供应商账面货款金额是否足够扣款。如果足够扣款，财务部冻结该供应商货款；若不足扣款，财务部通知采购部，由采购部提出解决方案。

4.采购部将退换货报告传真至供应商及门店仓库，仓库可向供应商发出退换货通知。

5.仓库退货区应将退货单资料分食品/百货，按日期填写于商品退换通知单汇总表中，并交仓库管理人员分“食品/百货”依商品号码顺序整理后，按日期暂存于“10日内待领夹”中，等候供应商领取退换货。

第5条 仓库办理退换货手续

1.供应商应在约定的退换货时间前来门店仓库办理退货手续，仓库管理人员检查供应商“退换货通知单”及有效身份证明。

2.仓库管理人员从“待领夹”内取出其“退换货通知单”，依单上标有的架位编号找出待退换的商品。

3.两名仓库管理人员共同办理退换货事宜。

4.核查供应商身份、“退换货通知单” 无误后由仓库管理人员从系统中打印“退换货单”，由仓库主管、供应商签字后，将供应商取货人员的身份证件号码记录在商品“退换货单”上。其中，“退换货单”一式三联，分别交由指定人员。

(1)第一联交给供应商。

(2)第二联交给结算中心主管，作为扣款或换货会计处理的依据。

(3)第三联由仓管部留存。

5.退换作业完成后，仓库账管员更新仓库商品信息，并将相关退换商品单据传至财务部结算中心，由其编制“商品退换货结算单”。

第3章 退换异常处理规范

第6条 退换货差异处理

1.原包装商品一律不开箱检查，数量差异由供应商负责。

2.如属多件包装商品且在卖场退货给仓库时开过箱的，仓库在退货时由供应商或其指定的承运人按“商品退货单”实际电脑输入数点收，如无差异，在“商品退货单”取货员处注明“无差异”并签名，发现差异，在“商品退货单”差异处注明实收数并签名。

3.退换商品数量有差异时， 仓库应出具“退货差异单” 一式两联， 一联交供应商，另一联仓库留存。

4.在10日退货有效期内有差异发生，由仓库要求责任人赔偿。如已过10日退货有效期限，发生差异由供应商负责。

第7条 供应商逾期未退换货处理

1.退换商品自办理退换之日起10日内，供应商未领取且未电话通知如何处理时，仓库管理人员需将“退换货单”和需处理的时间以挂号信或保价快件的方式递送至供应商。

2.资料递送后，仓库管理人员需与供应商电话确认挂号信是否收到，并确认供应商何时来取，做好电话记录(包括联系时间、联系人姓名、对方回复等)，如果对方称未收到则要查询邮件投递状况。

3.如供应商在约定的时间内仍未来取退换商品，相应各部门可填写“门店逾期未领退换商品处理单”(一式两份，一份交由部门经理保存，一份由客服主管予以追踪)，经部门经理和店长签字后传给采购部确认，三日后由部门经理至仓库领取商品做出清处理，并与仓储部双方签字确认。出清时，应按照公司“商品出清流程”来操作。

4.门店经理须于商品处理完毕后将处理金额、处理时间、处理人填于表中，并附上相应单据交至客服主管处。客服主管签字确认后将此表影印一份交仓库管理人员保管。

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