构建生鲜数字化ERP：采购管理

前文我们对基础数据进行了拆解，也讲到了基础数据是供应链的“基石”。基石不稳，那构建在这个基石上面的整套供应链体系都不稳，所以要打好基石，做好基础数据的建设。

这一篇里面，我们会对采购进行拆解，采购对整个供应链体系可以说是一切业务的起点，“巧妇难为无米之炊”，一个高效稳定的供应链需要一个强有力的采购部门支撑。

一、采购管理

采购是企业的一个主要职能，负责获得企业提供产品或服务所需要的材料、设备、服务和知识。

采购管理主要包含供应商管理、合同与谈判管理、采购计划、采购执行、成本控制、采购结算等模块，有些企业会有专门的SRM（供应商关系管理系统）来做采购管理。

这些职能可能会因组织的大小和性质而有所不同。在一些大型企业中，采购可能被进一步分为不同的专业领域，例如战略采购、项目采购、物资采购等，我们在这一篇里主要讲的是商品采购，供应商管理在上一篇主数据中有涉及，这一篇里就不再展开了，有兴趣的可以看一下上篇文章。

二、采购价管理

采购价管理可以分为采购询价和采购价维护，采购价维护是必要功能，采购询价是在某些向上管理（供应商管理）比较专业的公司会使用到，将询价和谈判过程线上化，降低采购腐败风险。

2.1 采购询价

采购询价顾名思义是向符合商品供应标准的供应商进行商品的询价，由供应商报出对应价格后，进行“货比三家”，最终选定需要采购商品的供应商和相应报价。

采购人员在创建询价单时，一般会包含商品信息，要求供应时间，期望供应量，供应地点和询价截止时间点，还可以选择参与报价供应商。

询价单在创建审核后，可以直接导出表格给对应供应商查看并线下收集报价反馈；也可以开放报价权限给供应商进行线上报价；还有一些供应商有系统集成能力的，可以开放接口给供应商进行对接，直接引入供应商系统中。在供应商均完成报价或到达报价截止时间点后，本次询价结束。

2.2 采购价维护

在进行采购询价后（线上/线下），如果要进行进一步的采购行为，需要先将采购价维护进系统中，便于进一步采购做单。采购价维护的几个场景通常为：

①新商品引入。

②供应商发生改变。

③采购价格发生变更。

④供应商返利等活动发生变更。

在确定需要维护采购价时，需要发起采购价维护的流程，在完成审批后更新采购价，同时作废掉相同日期内的已有采购价格。在多数情况下，一个商品可能存在不止一个供应商，同一供应商对于同一个商品也有不同的售卖策略，我们在设计时要尽量兼容这种情况，以实现采购成本最优。

2.2.1 采购维价单

采购在创建采购维护单时，一般会包含：业务线，仓库信息，商品信息，供应商报价信息（包含供应商，商品报价，有效日期，返点，阶梯策略）等。

生鲜行业中会涉及到不同区域的订单由不同仓库来进行履约，有些品类在采购时需要配送到不同的仓库，所以会存在部分商品在不同仓库下所选取的供应商和采购价均不同，可以通过在维护采购价时增加仓库选择来实现。

生鲜行业还会涉及到最新市场进价的获取，所以有些时候在既有供应商之外，还会留出部分采购比例给到市场，通过采购市场商品获取真实的行情价格。这时候，可以通过给供应商增加配比来实现，在采购时自动分配采购比例给到市场供应商。

2.2.2 采购维价单审批

在完成采购维价单的创建后，视公司流程决定是否需要审批和如何制定审批规则/节点。日常的采购价维护仅发起人和部门负责人审批即可，一些特殊情况可能需要再向上审批或其他部门协同审批，按实际情况配置即可。

除了采购单的审批之外，还可以适当增加一些采购价格监控，以防止价格录入错误且审批未发现造成较大损失的情况。可以在录入采购价时给出上次录入采购价做参考，也可以在商品维度设置价格容差，在新录入的采购价超出过往平均录入价格的容差时，进行二次确认等。

三、采购单据

在完成供应商数据维护、合同签订和采购询价、采购价维护后，要进行正常的企业事务开展，我们就要做采购单，向供应商将需求的服务/货物预定好，以便在预订的时间内到达，不影响业务的正常开展。

采购单据的生成一般有几种场景：

①手动创建：根据业务的需求进行手动创建，手动输入供应商、仓库、商品、采购数量等信息完成创建，比较灵活且常用。

②基于订单创建：生鲜行业中用到此场景的较多，有些不过仓商品（如热鲜白条、牛肉等）不在仓库存货，直接由工厂发往客户，采购不需要提前做单，系统自动根据销售单转采购单即可。

③自动创建：根据系统设置的安全库存阈值或需求计划来自动判断，触发后自动根据系统设定的规则生成采购单以及时补充库存。

3.1 采购订单创建

采购订单的信息主要包含：

①业务线：确定采购业务条线，若仅一条业务线可不加此选项。

②收货仓库：业务线下选择可收货仓库。

③期望送达日期：期望供应商送达日期，可提前安排仓库做好准备。

④供应商：指定已完成供应商准入和合同签订的供应商。

⑤商品信息：从当前供应商维护的允许采购商品中选择的商品编码、录入采购数量等信息。

⑥采购含税单价：代入已维护的供应商商品采购价格。

⑦采购金额：本次商品采购金额和采购订单总金额。

⑧发票类型：根据供应商信息带出。

除了一些关键信息之外，还可以增加采购员、采购组、备注、付款类型等字段。

3.2 采购订单流转

采购订单创建完成，审核通过后即开始采购订单的流转：

默认付款方式为供应商账期，如需要现结/分批打款，则在通知发货前需要有财务打款确认环节，由财确认打款后采购订单向下一环节流转。

3.3 采购入库单

一个采购订单默认对应一张收货入库单：

①一次性收货完成，则收货入库单“完成”，采购订单更新为“已完成”，将已收货验收的货物进行上架即可。

②仅完成部分收货，在收货入库单确认后，自动拆分出一张新的收货入库单（货物数量=采购订单需求数量-已收货确认商品数量，若为0则商品不再在新的收货单中展示），继续完成收货入库动作。每一次收货后，可以单独操作验收上架，将已验收货品进行上架，库存同步至中央库存系统，此时采购单据状态为“部分入库”。

③在“部分入库”下，若货物陆续收货完成，则采购订单状态更新为“已完成”；若货物后续不再收取或供应商无法继续完成履约，则可以关闭掉采购订单。此时会下中央库存系统下发关闭收货单的指令，若当前收货单没有在操作，则直接关闭成功，若当前收货单在操作，则完成收货动作时提示“已关单，无法收货”，避免收货入库。

采购订单完成后，会根据实际收货入库数量生成采购结算单，用于供应商结算。

四、采购退货

商品入库后，有些时候会因为存储不当/出库订单减少/客户退货等原因造成库存损坏或积压，需要退供应商的情况。这时通常需要采购和供应商沟通后，发起采购退货流程。

4.1 采购退货单创建

采购退货订单的信息主要包含：

①业务线：确定采购退货业务条线，若仅一条业务线可不加。

②出库仓库：业务线下选择退货出库仓库。

③是否关联原单：选择是否要关联采购单退货：

i：是，选择对应单据，自动带出单据中完成入库的商品，选择商品。

ii：否，不选择单据，直接选择当前出库仓库内有库存的商品。

④供应商：选择商品供应商。

⑤商品信息：选定仓库及供应商下的商品编码、商品名称、当前库存等信息。

⑥退供单价：默认取该供应商最近一次采购入库单价，可调整。

⑦退供数量：申请退货数量。

⑧退供金额：退货单价*退供数量。

除了一些关键信息之外，还可以增加退供原因、采购员、申请退货日期等字段。

4.2 采购退货订单流转

采购退货订单创建完成，审核通过后即开始采购退货订单的流转：

在进行采购退货的时候，需要注意以下几点：

1. 在采购退货单审核完成后，下发至仓库时，为避免库存被订单占用造成无法正常履约的情况，通常可以通过：

①区分正常仓和退货仓，将正常履约的商品库存放置在正常仓下，订单占用并扣减正常仓的库存。需要发起采购退货的商品库存，提前移库至退货仓，客户发起退货的库存如果需要退供的也可以直接退至退货仓，在发起采购退货的时候选择出库仓库退货仓。

②不区分仓库，在采购退货下发至仓库时，直接锁定对应库存，不可被其他订单占用，在完成出库后同步扣减该部分库存。

2. 基于物流成本的考虑，有些公司会将退货商品进行累计，在达到一定数量后，统一发起退供。在实际发起退货申请并完成审核后，仓库在拣货发货时，可能会存在商品已经被报损或丢弃，难以全量退货发货的情况，所以系统要允许低于申请退货量发货，以最终实际出库量为准，和供应商进行结算。

3. 退货完成的节点是以供应商签收为准，可以通过打印发货单给到供应商，如果供应商有系统集成能力的，可以开放接口给供应商进行对接，直接引入供应商系统中，降低沟通成本。

五、采购结算

在和供应商约定的周期内，一般以月/季度/年为维度，会进行采购费用单申报和采购对账工作，以完成和供应商的采购结算。

5.1 采购结算单

在和供应商结算时，一般需要将周期（日/周/月/季度/年）内的采购订单按照实际收货情况生成采购结算单，用以和供应商进行采购结算。

采购结算单一般包含：采购结算单号、业务线、供应商信息、创建时间、采购商品清单（含采购商品明细、税率和实际到货数量、结算金额）等字段。

5.2费用单

费用单设计的初衷是为了将一些采购结算中发现的人为错误导致的问题，进行快速审核和处理，以在约定时间内完成采购对账的目的，比如：供应商质量处罚/迟到扣罚/商品税率错误/短驳费扣除等。

费用单的设计字段包含：

①公司选择。

②供应商选择。

③费用类型。

④单据发生时间。

⑤费用单明细（包含商品信息、税率、发生金额、税额、备注）等。

除了这些关键信息外，还可以增加类似关联客户、关联单据编号、单据备注等字段。

费用单创建完成后：

①默认状态为“待审核”，若被打回则更新状态为“已打回”，需重新编辑后提交。

②审核通过后更新为“已审核”，此时可被对账单引用；若此时作废费用单，则状态更新为“已作废”。

③被对账单引入后，更新状态为“对账中”，若对账单被作废，则更新费用单状态为“已审核”。

④对账单对账完成，更新状态为“已对账”。

5.3 采购对账单

在将需要的采购结算单和费用单分别生成后，就可以做采购对账单了。采购对账单是和供应商对账的依据，一般包含：

①公司选择。

②供应商选择。

③对账期间。

④对账明细选择（包含对账期间内的采购结算单和费用单），可手动选取需要使用的单据。

⑤单据备注。

在完成创建后，同样需要对对账单进行审核确认，审核通过后，需要进行开票，后续多半为财务侧需要做的资金认领、挂账等操作，不再展开。对账完成后，这一个周期内和供应商的采购结算即完成了，可以进行下一周期的采购工作或者采购合同的重新签订等。

总结

“巧妇难为无米之炊”，采购是所有业务开展的起点，只有做好采购的管理，才能打造一个强而有力的供应链。在设计采购管理模块时，我们要充分结合采购常见的业务场景：供应商管理、采购维价、采购单据、采购退货、采购结算等，以“优秀的供应商管理、合适的采购成本、良好的采购质量及反采购腐败”为目标，进行采购全链路的搭建。

除了本文中拆解的采购模块之外，还有一个“采购计划”的内容没有讲到，通常包含需求预测和智能补货。通过系统策略驱动智能化采购。这块内容比较复杂，我的了解也没有很深，如果大家感兴趣，后面我尝试去拆解一下这块的内容。

上一篇文章也有提到，只有通过对商品、客户、供应商、仓库、组织和物流等多维度基础数据的深入理解和科学管理，企业才能在激烈的市场竞争中立于不败之地。我们已经进行了基础数据和采购模块的拆解，后面会陆续拆解订单、财务、库存、数据分析等关键模块，共同构建完整的数字化供应链体系，感兴趣的同学可以关注一下。

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