产品经理快速画好工作型PPT的秘籍
前言
最近多个项目优先级上升，要输出很多汇报PPT，自己研究了很多专业PPT的套路，再加上被我大哥调教了多轮，也算快速输出一份能过关的PPT。
我基于这段时间输出PPT的经验，总结一些方法分享给各位，希望能帮助到各位~
我们主要说下职场工作型PPT，围绕3点：
- 如何画？
- 如何画好？
- 如何画好看？
内容较多，建议收藏吃灰~
一、如何画？
既然要看如何画，那我们先看要画成什么样。
我理解的一份合格的PPT至少要满足下边的3个原则：
对于职场类PPT，最重要的是让别人快速知道你想传达的，「逻辑清晰、层次鲜明」是基本要求。
1）逻辑清晰
整个PPT的架构清晰，多个页面之间要承上启下，层层递进；让听众知道你整体想表达什么。
每个PPT页面中的元素要划分清晰，准确表达出逻辑关系。让听众知道你每页要表达什么。
2）层次鲜明
重要的内容突出，次要内容弱化。通过「对比」的方式突出层级关系，让看PPT的人能够直接聚焦到重点。
PS：不要放大段文字！
3）样式美观
自己做PPT不需要精美，我们又不靠PPT卖钱，但是最基本的审美还是要有的，美观是一个很大的加分项。
（对于如何梳理逻辑关系、如何突出层次、如何画美观、我们在下边详细说~）
上边说了合格PPT的要求，那我们接着看下怎么画。
很多时候在画PPT时直接上手画，对于内容少的PPT倒是没啥问题。
但是对于内容多的PPT，这样很容易卡壳，后期会有大范围的修改。
我们先捋一下画PPT的流程：
画之前：
1. 确定要求
确定这次要画的PPT的中心主题，是项目汇报，还是复盘分享等等…
同时确定：
- 给谁演示：确定你的听众是谁。
- 何时汇报：看能留出多长时间画PPT。
- 演示时长要求：比如限时5min，那PPT页数控制在10页之内。
- 是否还有其它要求，比如说使用统一的模板、统一的配色等等。
2. 确定结构大纲
基于PPT的主题，拉出PPT大纲。可以从下边几个方向出发：
- PPT分为几个章节？
- 每个章节中讲什么？
- 每个章节中的每页PPT主要讲什么？
- 每页PPT的前后顺序是什么？
- 每页PPT的大纲内容是什么？
这样我们可以确定PPT大约分为多少页，每页内容大约是什么。
对于PPT大纲，我比较推荐使用「思维导图」来写。
思维导图可以带来更清晰的演示结构，能快速调整，在整理思路和组织内容时可以进行可视化思考。
另外每个PPT的整体逻辑都是「总-分-总」，也非常适合使用思维导图来进行梳理。
对于「总-分-总」逻辑，描述出来就是：
- 总体要说什么
- 每个分点要说什么
- 最后来个总结
这样说会很虚，但是确实就是这个逻辑，我们在画PPT的时候要有这个意识，想着「总分总」这个结构。
示例如：
3. 确定内容与文稿
根据大纲结构，逐步写出每个页面的主要观点和内容。
每个页面应该包含一个主要观点或信息，并用简洁明了的语言进行表达。
对于内容文稿，还有个大作用是辅助演讲，可以把每页的文稿内容放到PPT的备注里，讲的时候可看着讲。
如果这个PPT是你领导安排你画的，这个时候可以先拿思维导图先和领导碰下，先确定具体大纲与内容，减少返工次数。
4. 画页面
当内容确定后，接着就是画页面了。画页面最快的方式就是——套模板。
找个好的模板，直接套用，又快又好~
但是！！！
找模板费时费力，终于找到个好看的模板，换成自己的内容，看哪哪都不行。
因为页面元素不同，逻辑不同，模块数量不同、文字数量不同等等原因，都会导致模板不适用。
不会有一套模板能够完完全全满足你的需求，一定会有页面需要你自己画。
那我们接着看怎么画好~
二、如何画好？
画好的PPT目的是为了提高信息传达效果，那就是要让内容逻辑清晰，层次鲜明。
具体的方式我们接着看：
1. 确定每个页面的性质
就是每个页面属于哪种类型：
大约可以分为：封面页、结束页、目录页、章节过渡页、内容页。
另外根据展示的内容类别，又分为时间轴页、图表页、逻辑图、架构图等。
按照内容的逻辑的分类，又有并列页、总分页、对比页等等。
在PPT中一定要有封面页、结束页、内容页，对于目录页、过渡页内容少时可以不加。
对于「封面页、目录页、章节页、结束页」这4种页面可以直接找个符合风格的模板套上，不要在这种页面上浪费时间，整的多好看作用没那么大。
我们要把重点放到内容页上。
2. 划分内容页层级（重点）
到具体内容页，从下边的步骤一步步的来：
1）划分内容模块
将内容进行分类划分为不同模块。将文字划分出的「问题」与「解决方案」。
2）结构化模块内容层级
可以理解为将每个模块中的内容按照:「一级标题、二级标题、内容文字、辅助文字」进行划分，并提炼每个标题的关键字。
经过每一步的划分，我们就把内容层级给结构化出来了。
实际上，在开始写PPT大纲和内容文稿时，我们就可以进行层级划分。
3）确定页面内容的逻辑关系
我们将内容结构化后，下一步就是确定内容之间的逻辑关系。
我参考PPT中SmartArt 以及自己的整理，确定了 8 种逻辑：
我们一个个看下：
① 并列
属于相同层次并列排布，没有前后关系，上下关系。
「并列」是PPT中最常见的关系。
一般通过排版的方式进行表达，直接并列排：
② 递进
有前后顺序递进，上下顺序递进；
对于「时间轴」其实也可以理解为「递进」，对于「金字塔」关系我也认为是递进。
对于「递进」关系的表达，加「箭头」就够了。
③ 总分
有个总论点，然后分为多个小点。
每页PPT都能理解为是总分，因为每页PPT一定要有一个主题，而内容都是根据主题进行说明的。
在「总分」里 的 每个分点 之间的关系是「并列」关系。
「总分」逻辑的表达常用版式来进行表达。
④ 对比
比如说展示「自家产品」与「竞品」的优劣势，这就是对比。
「对比」逻辑的表达常规用「VS」文字说明，当然也能用形状、颜色、大小等方式进行对比。
当对比项目太多时，可以使用「表格」的形式进行展示。
⑤ 循环
闭环流程展示，把「递进」关系的首尾相接就成了「循环逻辑」，所以「循环」的表达也是加「箭头」。
⑥ 包含
分为半包含，全包含。「包含」关系可以用「韦恩图」来表示，主要是用形状的重叠来表达相关性。
比如下图，我们想表达既在线上又在线下的都消费过的用户。
也就是「线上」与「线下」交集的用户，我们就可以用两个形状进行重叠，使用「韦恩图」来表达交集部分。
⑦ 金字塔
主要是突出「自下而上」的逻辑，也算「递进」逻辑的一种。
常见的表达就是一层一层的金字塔。
⑧ 延伸/引用
这个是我自己总结出来的，当我们在说某一点时，发现有其它内容单独对这一点进行补充说明。
我们看个例子：
比如想展示「高价值用户」的体量，对「高价值用户」单独说明。
我们可以加个「对话气泡」形状，气泡里展示内容，气泡箭头来表达延伸内容的指向。
以上是我总结的逻辑关系，只要：
「正确判断逻辑关系 + 正确表达出逻辑关系」PPT的质量会上升一个层次。
但是页面内容的逻辑关系并不是固定的，按照不同的理解会有不同 的关系。
接着上边例子继续看：
我们内容分区为2个大模块，是「问题」与「解决方案」。
这2个模块的关系可以是「并列关系」，同时说明「问题」与「解决方案」
也可以是「递进关系」，先有「问题」 再有 「解决方案」。
我们就先按照「并列关系」进行示例。
模块的关系是「并列」，接下来我们继续确定每个模块中具体内容的逻辑，直到把页面中的全部内容都梳理清楚。
在「问题」模块：
标题：「问题」，分了3点，属于「总分」关系，3个小点之间是并列关系。
在「解决方案」 模块：
标题:「解决方案」，分了2点，属于「总分」关系，2个小点之间是并列关系。
这样，我们就把这个页面的内容给梳理明白了。
4）确认版式布局，并表达出逻辑关系
根据划分出的内容模块，我们需要选择分布方式进行排版。
常见的版式布局可以分为左右布局，上下布局、环形布局、水平卡片分布、垂直卡片布局等等。
这些布局即可以是整个页面的版式，也可以是 每个模块内容 里的版式。
无论选择哪种版式，目的一是为了让逻辑表达清晰，让内容层级明显，二是为了让页面分布均匀、分布平衡。
具体采用哪种布局方式，可以从以下方向进行判断：
- 页面内容的逻辑关系
- 划分出模块的数量，如常见的三段式、四段式
- 模块内容的类型，如是图表、图片等
- 内容的多少与所占区域的大小，如4个模块，每个模块中的文字都很多，采用左右水平分布不好阅读，我们就可以采用「上2下2」的上下布局。
我们继续看上边的示例：问题与解决方案。
「问题」与「解决方案」是并列关系，且只有2个模块，我们就采用最常见的左右布局。
在「问题」模块有3点内容，「解决方案」模块中分了2点。
每个分点我们采用常见的上下布局。
这样我们可以得到一张简单的PPT：
在2个模块里都是「总分」关系，每个模块里我们可以换个方式：
当然，我们也可以尝试模块上下布局，但是并没有左右布局效果好。
5）突出重点、突出层级
每页PPT中，我们需要让别人第一眼就能看到最重要的信息。
尤其是汇报类的PPT，直接把重点突出。
突出重点的方式是使用「对比」，具体方式有：
- 大小粗细对比：字体的大小、形状的大小等等，也就是重点内容「大」。
- 字号大小对比：重点内容使用大字号，低层级使用小字号。
- 字体粗细对比：重点内容使用加粗。
- 颜色对比：重点内容使用主色调突出，低层级使用灰色。
- 色块对比：重点内容底部加「底部色块」。
- 位置对比：先左后右，先上后下，重要内容优先展示。
- 形状对比：不同的内容使用不同的形状，如圆形、矩形、多边形等。
多种对比方式通常一起使用。
还是看这个例子，比如我们想突出「解决方案」，弱化「问题」；
我们可以调整下颜色：
正常情况下，完成以上步骤，我们就可以输出一份完全合格的PPT了：
当然，对于PPT我们还可以进行优化，让PPT更好看些~
三、如何画好看？
职场PPT不用多好看，有些设计感就好，只要「逻辑清晰 + 层次鲜明」PPT就是合格的。
但是为了卷一下，咱们画好看些~
首先要满足基本的版式设计原则：
对比、重复、对齐、亲密度。
在这不过多介绍，不了解的同学可以自己搜搜看。
接下来是主要的2点：
1）配色
我们不需要在配色上花费时间，注意几点：
别使用太多不同的颜色，主色1种，辅助色1或2种，加上「黑+白+灰」中性色。
主色就选择公司品牌色。没有的话可以推荐下边几种：
别用过于刺眼的颜色，确保文字和图形在背景上有足够的对比度，以确保内容的可读性。
最重要的要保证整个PPT色调的统一性。
我经常使用「单色调+中性色」
单色调是指同一种颜色使用不同透明度来设计，然后加上「黑+白+灰」中性色。
2）字体
保证使用1-3种字体，相同层级的内容使用相同字体。
为了保证可读性，可以使用非衬线体，像微软雅黑、黑体、阿里普惠体等等。
对于字体，我们不用花太多时间，只要选择一种字体用就够了，结合加粗、颜色、字号等来创造层次感。
另外，就是版权问题，如果就是个人汇报用，版权问题可以不考虑，不是对外、商用问题都不大。
具体美化方式有下边几种：
① 加修饰
比如只用圆形效果一般，可以加个圆环，调整下透明度，可以加线条，线条调整下颜色，调整成虚线。
同样，我们也可以加图片、加图标进行装饰。
② 用不常见的图形
用矩形感觉有点常规，那就用平行四边形。
③ 加渐变
渐变是我比较喜欢的。
可以使用同一个颜色，不同透明度之间的渐变；也可以是同色系颜色直接的渐变。
不同颜色之间的渐变，比较考验水平，不建议自己搞。
④ 透明度
我一般是10%、20%、30%……依次+10%设置，效果看着不错就OK了。
⑤ 加阴影
阴影可以提高层次感，但是很难把握，不建议用。
⑥ 背景纹理图
当感觉页面有点空，就加个纹理图，质感会好一点。
⑦ 加icon
加icon不仅是为了好看，也能区分出层级。在 iconfont 搜符合意思的用就行了。
⑧ 加底座
提高立体感，底座是万能的。
⑨ 加个立体效果
PPT美化是没有终点的，好看的方式还有很多，没有办法一一说明，职场PPT只要简单明了，简约大气，层级明显即可。
好看不是目的，好看是为了让层级更明显，让逻辑更清晰。
到最后了，PPT中最复杂的页面——逻辑图。
套路还是我们上边提到的，我们还是看例子：知识图谱生成的整体流程。
文稿内容是找GPT要的：
1）确定页面性质
我想用这个页面表达出「知识图谱生成的整理流程」，属于内容页。在内容类型上它属于流程图、也属于逻辑图。
2）划分内容层级
① 划分内容模块
按照GPT给的文稿，分成6点，也就是6个模块。
② 结构化模块内容层级
划分标题、内容文字：
GPT给出的文字内容就已经划分好标题与内容，我们就直接按照GPT的为主。
我们再提炼关键字：
③ 确定页面内容逻辑
总共有6个模块，模块之间是递进关系，从 「数据收集」最终到「知识图谱应用」，层层递进。
到这，我们直接用「时间轴」模版套就行了。
④ 突出重点，突出层级
突出每个模块的标题，调整字体大小与颜色，形成对比。
我们想表达重点说明「知识图谱应用」，通过调整底部色块来形成对比。
到这，一个页面就完成了，用于汇报已经够用了。
当然，还可以继续调整下。
如果你想更完美的表达，更细化的体现整体逻辑，那我们再细化些：
- 第6个模块是最终的应用，也就是基于前5步，生成的第6个模块。
- 前4个模块是一个知识图谱生成的基本闭环，完成了从「数据收集」到「存储知识图谱」。
- 第5个模块的「推理和补全」中提到了「基于已有的知识图谱，推断出新的关系和实体」。
也就是说「老的知识图谱」是通过「推理和补全」继续生成「新的知识图谱」。
最终我们可以重新划分成3个模块：
- 生成知识图谱的流程模块
- 知识图谱推理和补全模块
- 知识图谱的应用模块
而这3个模块之间的关系，应该是如下图：
补上内容大概是：
接着我们分别看着每个模块里的逻辑关系，在这个时候，我们可以同步把逻辑给画出来。
生成知识图谱的流程模块：
分为：从「数据收集 → 数据预处理 → 实体识别和关系抽取 → 知识表示 」4个子模块 。
这4个子模块的逻辑关系我觉得是「闭环循环」逻辑流程，是持续进行的。
那我们就用闭环简单表示出来。
由于之前的内容文字太多，占的面积太大，那我们就继续将文字内容提炼，2句合并成1句，只保留主要字眼。
知识图谱推理和补全模块：
“「老的知识图谱」是通过「推理和补全」继续生成「新的知识图谱」。”
这个前后递进关系。递进关系那就加个箭头表达。
由于「推理和补充」中涉及到「知识图谱」这个东西，我们就新增「知识图谱」的形状。结合箭头把逻辑表达出来。
知识图谱的应用模块：
展示出来知识图谱有哪些应用方向，这个简单，就是个「总分」「并列」关系，直接画出来。
我们把模块关系、模块里的内容关系弄清楚了。
接下来，我们继续看看怎么排版。
根据每个模块的面积大小，我想了几个版式布局，整理出了大约布局，然后补充每个模块内容：
排版1：
具体内容排上，可以得到下图：
我们接着突出「知识图谱应用」，加个底部加个色块，然后再优化下样式，得到下图：
另外其它排版，大家可以自己看下：
排版2：
排版3：
四、快速画好
我们在赘述下，看看有哪些提高PPT效率的方法~
1. 套PPT模版
虽然PPT的逻辑很多，但是一些常见的页面都被玩烂了，如果能套用，就直接套用PPT。
别陷入找模板的陷阱里~
2. 快捷键
常用的：
- 快速复制：选择组件，按住ctrl键拖动
- Ctrl + Z：撤销上一步操作
- Ctrl + Y：重做上一步操作
- Ctrl + B：将选定文本加粗
- Ctrl +]：增大字体大小
- Ctrl +[：减小字体大小
- Ctrl + L：左对齐文本
- Ctrl + E：居中对齐文本
- Ctrl + R：右对齐文本
- Ctrl + G：将选定的图形或对象进行分组
3. 提前设置主题色
在给页面内容添加颜色时，一定一定一定从「主题颜色」里选择。
主题颜色板里是有「主题色+相同色系」的颜色，好处是可以保证色调的一致性。
最厉害的是，可以批量调整颜色。
如果你使用的颜色来自「主题颜色」，当主题色修改时，整个PPT的颜色都是统一修改，也就是「一键改色」。
4. 利用好母版
可以在母版里设置好布局与字体等样式，母版改，则使用母版的页面都会同步调整。
5. 设置默认样式
选择组件后，右键选择「设置默认样式性状」，下次添加形状后，就会按照默认样式展示。
6. PPT不建议加任何动画
加动画很费时费力，也没啥作用，汇报的时候，大家巴不得抓紧看完ppt，没人喜欢看那炫酷的动画。
五、总结
回顾上边的PPT套路，很符合「用户体验5要素」的：
战略层 → 范围层 → 结构层 → 框架层 → 表现层
所以啊，画个PPT也能体现出产品思维。
PPT是汇报最常用的手段，所以能把PPT写明白、讲明白是个很厉害的本事。
毕竟，「汇报能力」在职场里属于顶级能力。
我们这篇文章也只是说了怎么画好PPT，对于PPT的内容如果写、要写什么？也是个很费心的事。
但是我们可以借助GPT，让它指导我们要写什么，给我们些思路。
当然现在也有很多直接生成PPT的AI工具，大家也可以试用，效果大家自己判断就好了。
作者
王大鹿，公众号：产品大鹿。关注医疗领域，擅长原型设计、需求分析和方案设计，分享能落地的工作技能~
本文
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