业务系统之合同管理总结

采用手工管理合同,由于涉及的部门众多,造成信息不集中,各部门协作,监控执行方面效率不高等问题。因此战略层决定进行合同管理系统的建设,实现公司对合同的录入登记、审批、履约管理、监控执行、查询、统计等功能,并对企业合同进行规范化管理。

一、流程

通过对市场部的访谈,总结了合同管理流程,由市场专员录入合同要素,并提交上级审核,如下:

二、合同要素

在实际操作中,要结合实际业务,根据不同类型的合同,提炼出系统需要记录的主体要素。主体要素一般与合同类型有关。
合同法给出了 15 种类型的合同,包含买卖合同、供用电、水、气、热力合同、赠与合同、借款合同、租赁合同、融资租赁合同、承揽合同、建筑工程合同、运输合同、技术合同、保管合同、仓储合同、委托合同、行纪合同和居间合同。
不同类型的合同,规定的要素会有不同,但系统中的主体要素一般包含如下内容:

  • 当事人的名称或者姓名和住所;
  • 标的;
  • 数量;
  • 质量;
  • 价款或者报酬;
  • 履行期限、地点和方式;
  • 违约责任;
  • 合同编号;
  • 合同签订时间。

一般合同中的标的物在商品管理中维护,对标的物型号、规格等单独管理。

三、合同签订

合同签订方式分线下签订和线上电子签章两种类型。
线下签订,即合同双方对纸质合同进行实物签章。电子签章指系统集约了第三方签章系统,在线起草生成合同,或者上传电子版合同后,双方针对当前合同进行电子签章。要结合实际业务,看系统需要用哪种方式。

四、合同录入

合同录入有两种方式,一种是线下签订的合同在系统中录入有限的关键要素,并上传合同复印件即可。
另外一种是线上起草,系统提供合同范本库,起草人选择对应的合同范本,填写合同要素,自动生成合同文档。
这种方式要求合同内容固定,一般不允许修改固定条款格式。
因为公司业务需要,市场专员必须要拿到纸质签章合同,另外系统需要快速上线,所以本系统采取第一种方式,在系统中录入关键要素。

五、合同审批

根据公司对合同管理的流程,合同录入系统后,需要上级对合同做进一步的审核,所以系统增加了合同审批。审批设置中可自定义合同审批流程。另外集团在各个城市有办事处,每个办事处的审批不同,所以每个审批都增加了城市的属性,每个办事处的审批会自动过滤。

合同提交审批后,按照预设的审批流,向下流转,每一层审批都可撤回,并保存所有的审批意见,帮助评审人员参考。

六、进度控制

合同签订完后,下一步涉及商品的交易和钱款的来往,所以双方都会关注商品交易状态、资金收付情况。对进度的控制,主要是从全局或全程抓取与当前合同相关的数据,按照时间轴排列。

七、预警

主要对合同期、结款等关键节点的预警。合同到期日可以在系统中自定义,到了设定时间,触发预警。另外需要对合同发生的收支项目进行汇总,若出现负盈利,或者超出设定的阈值,触发预警。

八、合同变更

审核通过后的合同会存在变更的情况,该种变更系统需要记录变更的时间、人员、变更内容及影响,兼顾了变更过程管理的严谨性,有据可查。

合同管理是业务管理的核心模块,环节较多,包含录入、签订、审批、进度控制、预警和变更。
审批环节保证了合同信息上通下达,配合审批,系统还有待办事项模块。
进度控制记录了与合同有关的所有交易和收支项。预警是对合同到期、结款等关键节点的预警。合同管理为企业提供了合理的流程和业务约束,鉴于一期上线,本版本仅实现当前业务迫切需要部分,很多功能做了简化处理。
本文是对合同管理系统的思考过程,现做总结,期望对您有所帮助。
 
作者 @柒柒是 80 后 。